Na hasło „raport” wiele osób odczuwa dreszczyk emocji, niekoniecznie z rodzaju tych pozytywnych 🙂 Wyobraźnia pracuje i już widzimy te nudne dane, skomplikowane tabelki i wiele godzin redagowania… Zupełnie niepotrzebnie, ponieważ w raportach drzemie ogromna siła! Dobrze przygotowane i ciekawie przedstawione raporty są niezwykle skutecznym narzędziem, dającym mnóstwo możliwości do rozwoju i dalszych działań.

Dlaczego warto poświęcić swój czas na przygotowanie raportu i w jakiej formie go przedstawić, aby zainteresował czytelnika „od pierwszego spojrzenia”?

 

Zacznijmy od początku, a więc – dlaczego warto robić raporty?

Raporty są nieocenionym źródłem wiedzy: 

  • Dostarczają informacji na temat przeprowadzonych badań.
  • Analizują pewien stan rzeczy.
  • Przedstawiają różne podejścia do określonego tematu.
  • Pozwalają dostrzec problemy i wyzwania, z jakimi zmaga się dana branża.
  • Mogą przedstawiać sylwetki osób będących prawdziwymi autorytetami w branży.
  • Pokazują, jak inni radzą sobie w dobie ogromnej, rynkowej konkurencji.
  • Zwiększają świadomość na temat procesów zachodzących w danym środowisku.
  • Angażują branżowe środowisko.
  • Raporty są też świetnym źródłem informacji o ciekawych rozmówcach i tematach dla dziennikarzy.
  • Mogą być materiałem służącym do pozycjonowania danego eksperta lub firmy w konkretnych obszarach.
  • Pozwalają na porównanie swojej opinii i prowadzonych działań z innymi osobami/podmiotami aktywnymi w danym sektorze.
  • Często umożliwiają tworzenie partnerskich relacji w środowisku biznesowym.
  • Są źródłem inspiracji i zalążkiem wielu pomysłów.
  • Stanowią swoiste kompendium wiedzy w danym obszarze.

 

 

Raporty pokazują też otoczeniu, że firma, która je stworzyła lub była ich partnerem jest ekspertem w danej dziedzinie i może pochwalić się osiągnięciami w branży. Zaangażowanie w stworzenie raportu wpływa zdecydowanie na budowanie wizerunku silnej marki wśród kluczowych dla firmy podmiotów, takich jak: klienci, kontrahenci, czy potencjalni pracownicy. Firma zyskuje nie tylko dobry wizerunek, ale również wiarygodność i rozpoznawalność w swoim środowisku.

 

Raport z powodzeniem może zostać wykorzystany również w kontaktach biznesowych jako forma sukcesu, ponieważ pokazuje, że firma jest na bieżąco z rynkowymi trendami i tym, „co w branży piszczy”. Dzięki takiemu podejściu można łatwiej zbudować pozycję ekspercką już podczas początkowych prezentacji oferty przedsiębiorstwa.

 

Jak dobrze przygotować raporty?

Najpierw powinniśmy zadać sobie pytania: jaki będzie cel tego opracowania, jakie dane chcemy w nim przedstawić i kto będzie grupą docelową? Udzielenie odpowiedzi na te pytania na pewno sprawi, że raport będzie przejrzysty i zrozumiały dla odbiorców – a przecież na tym nam zależy, prawda?

 

 

Poniżej zamieszczamy krótką ściągawkę na temat przygotowania raportów. Mamy nadzieję, że ułatwi ona pracę nad zestawieniem i pozwoli upewnić się, czy zmierzamy we właściwym kierunku. 

 

  1. Na samym początku dobrze jest ustalić, jaki jest poziom wiedzy osób, do których raport będzie kierowany – czy już wcześniej miały styczność z danym tematem, czy też wątek jest dla nich zupełnie nowy. Dzięki temu język raportu będzie bardziej spersonalizowany i przystępny dla adresatów.
  2. Niby mówi się, że książki nie powinno się oceniać po okładce, a jednak… Pierwsza strona i wstęp ma ogromne znaczenie. Często “wstępniak” decyduje o tym, czy ktoś faktycznie przejdzie do dalszej części raportu. Streszczenie musi być na tyle atrakcyjne, aby czytelnik z chęcią poświęcił dłuższą chwilę na zapoznanie się z tym, co mamy mu do przekazania. Powinno zawierać cel powstania opracowania oraz krótkie omówienie najważniejszych informacji, jakie można w nim znaleźć.
  3. Niezwykle ważny jest czytelny i estetyczny układ całego raportu. Kluczem w tym przypadku jest też konsekwencja – trzymajmy się jednakowej czcionki, frontów i kolorystyki. Przejrzysta struktura sprawi, że czytelnik łatwo będzie mógł odnaleźć treści, które najbardziej go interesują.
  4. Jeśli raport będzie zawierał wyniki badań, to ważne jest umieszczenie w nim hipotez, charakterystyki grupy badawczej, sposobu przeprowadzenia badania, analizy danych oraz wniosków i weryfikację hipotez.
  5. Pamiętaj o przedstawieniu % i wyników badań w formie atrakcyjnych wizualnie wykresów i tabelek. Jesteśmy wzrokowcami i wszelkie zestawienia podkreślone odpowiednimi kolorami są przez nas lepiej zapamiętywane. I prezentują się ciekawiej. 
  6. Wnioski i wyniki przedstawione w raporcie powinny być jasne dla wszystkich odbiorców. Nawet, jeśli uważasz, że są zrozumiałe i logiczne dla Ciebie, poproś o ich weryfikację osoby postronne. Być może będą miały spostrzeżenia, które wcześniej nie zostały wychwycone.
  7. Jeśli raport zawiera cytaty innych osób, poproś o autoryzację i upewnij się, że mogą zostać opublikowane w danej formie.
  8. Odpowiednio dobrana kapituła świadczy o randze i sile raportu. Do tej zacnej grupy warto wybrać osoby poważane w środowisku, autorytety, których zdanie ma znaczenie.
  9. Zadbaj o to, żeby Twoja praca została dostrzeżona! Przecież nie po to pracowałeś w pocie czoła, żeby efekty nie ujrzały światła dziennego. Podstawową kwestią jest dostarczenie treści raportu grupie docelowej, a w dalszej kolejności – jeśli jest taka możliwość – całemu światu! Z pomocą mogą przyjść: kapituła, osoby obecne w opracowaniu, media społecznościowe, media tradycyjne… Sposobów komunikacji jest wiele, ale warto dobrać takie kanały, które będą pasowały zarówno do charakteru raportu, jak i jego adresatów.

 

Case study: nasz raport o kobietach w branży nowych technologii – Strong Women in IT

Żeby pokazać, że wiemy o czym mówimy, serdecznie zapraszamy do zapoznania się z naszym raportem Strong Women in IT, który szturmem zdobył świat biznesu i nowych technologii! Przedstawiliśmy w nim sylwetki ponad 100 kobiet zajmujących stanowiska kierownicze w branży IT. O procesie przygotowań do raportu, analizie materiałów, wyciąganiu wniosków i promocji można przeczytać w podsumowaniu Strong Women in IT 2019

 

 

Jak widać, raport nie jest projektem z rodzaju tych „prostych i szybkich”. Do jego przygotowania potrzeba dobrze opracowanej strategii, danych, kontaktów i sporo czasu. Ważna jest także umiejętność wnikliwej analizy i wyciągnięcie wniosków. Jednak… nie taki diabeł straszny! Jeśli odpowiednio zaplanujemy działania w czasie, zadbamy o niezbędne dane i pomoc osób mogących służyć radą i doświadczeniem, to z takim „zestawieniem” można góry przenosić 🙂