Przy tekście o eventach już trochę wspominałam o współpracy z mediami. Relacje z mediami odgrywają znaczącą rolę przy realizacji naszych działań, gdyż pomagają nam w budowaniu zewnętrznego wizerunku. Zastanów się, po co szukasz kontaktów z mediami, jakie informacje i jak często chcesz przekazywać? O czym chcesz, aby pisali, np. czy chcesz, aby zapraszali na cyklicznie organizowane śniadania biznesowe, a może aby w stałej kolumnie zamieszczali porady na temat kardiologii, którymi się zajmujesz?
Gdy już wiesz, z czym będziesz się zwracać do mediów, określ, które redakcje to zainteresuje i zbuduj bazę kontaktów. Pamiętaj, że codzienne śledzenie tego o czym media teraz mówią, to także Twój obowiązek. Niech to będzie rytuał rozpoczynający każdy dzień Twojej pracy.
Kontaktuj się z dziennikarzem tylko wtedy, kiedy masz do powiedzenia coś co dane medium może zainteresować. Ważne – nie za często i nie za rzadko! Zrób listę dziennikarzy, z którymi przy danym temacie chcesz współpracować. Nie spamuj, bo to bezcelowe i nie będzie efektów Twojej pracy. Przygotuj się do rozmowy. Nie licz na łut szczęścia. Dziennikarze lubią dopytywać i drążyć temat.
Jeśli dziennikarz sam dzwoni do Ciebie, dowiedz się w jakiej sprawie się z tobą kontaktuje i w czym możesz pomóc. Jeśli nie znasz odpowiedzi na jakieś pytanie, nie opowiadaj byle czego. Lepiej wrócić
z konkretną informacją. Dziennikarze wysoko cenią uczciwość oraz szybkość. Jeśli nie można pomóc lub potrzeba na to dużo czasu – dobrze powiedzieć to od razu.
Jak rozmawiać z dziennikarzami?
Dziennikarz może się z Tobą skontaktować z kilku powodów. Po pierwsze, bo potrzebuje wypowiedzi eksperta czy potwierdzonych danych. Wypytaj o konkrety, np. w jakim celu, gdzie się ukażą oraz w jakiej formie te dane są potrzebne (wykres, tabelki z liczbami, badania). Pamiętaj o podawaniu dokładnego źródła danych. Jeśli dziennikarz szuka eksperta, to warto umożliwić kontakt telefoniczny lub osobisty. Poinformuj swojego eksperta, że będzie kontaktował się z nim ten dziennikarz i w jakiej sprawie do niego zadzwoni.
Drugim powodem może być efekt wysyłki komunikatu prasowego. Wiesz wtedy, że dziennikarza coś zainteresowało i dzwoni po dodatkowe informacje. Dowiedz się w czym możesz pomóc. Bądź uczynny i słowny, jeśli obiecujesz, że za godzinę doślesz dokładne dane, to za godzinę powinny one być u dziennikarza. Sprawdź czy osoba, z którą rozmawiasz jest w Twojej bazie. W razie potrzeby dopisz, że interesuje się tą tematyką.
Kolejnym powodem jest sytuacja kryzysowa. Moment najtrudniejszy, z którym prędzej czy później przyjdzie Ci się zmierzyć. Zazwyczaj poprzedzają ją niezbyt miłe wydarzenia dotyczące Twojego klienta – jego produktu, czy usługi. Przygotuj Q&A, czyli pytania i odpowiedzi. Wczuj się w dziennikarza, wyobraź sobie o co może w tej konkretnej sytuacji zapytać. Potem ustal z klientem co chce, aby dziennikarz wiedział o tej sytuacji. Pamiętaj, że każda odpowiedź musi być zgodna z prawdą oraz być zgodna ze stanowiskiem klienta.
Najważniejsze informacje
Kiedy rozmawiasz z dziennikarzem mów zrozumiale i krótko. To Ty jesteś ekspertem w danym temacie. Czasem skomplikowaną kwestię musisz wyrazić w trzech zdaniach. Zaczynaj zawsze od najważniejszego. Podawaj konkretne przykłady i ciekawostki. To ubarwi tekst i może zaciekawić dziennikarza. I przede wszystkim kontroluj to, co mówisz – nie żądaj autoryzacji, gdyż czasami niewiele pomoże. Pamiętaj, że zgodnie z prawem prasowym masz prawo do autoryzacji swojej wypowiedzi, jeśli nie była ona wcześniej publikowana. Masz również prawo – z ważnych względów społecznych lub osobistych – prosić o niepublikowanie imienia i nazwiska. W przypadku, kiedy udzielasz prostej i niekontrowersyjnej odpowiedzi, warto zrezygnować z prawa do autoryzacji, która dla dziennikarzy zawsze stanowi utrudnienie i odwleka opublikowanie informacji w czasie.
Relacje z mediami możesz rozwijać na wiele różnych sposobów. Zależą one od Twojej inwencji, możliwości danego medium oraz tematu. W codziennej pracy z mediami pamiętaj jednak o 4 prostych zasadach:
- Regularnie przesyłaj dobre informacje – atrakcyjne merytorycznie i wizualnie, spełniające standardy dobrego komunikatu.
- Bądź gotowy do pomocy – niech dziennikarz wie, że jesteś osobą, która zawsze udzieli sprawdzonych i rzetelnych informacji lub skieruje go w odpowiednie miejsce.
- Rób materiały na wyłączność – dziennikarze lubią informować jako pierwsi.
- Dbaj o równowagę – co za dużo to nie zdrowo.