Szybki, niskobudżetowy oraz merytoryczny. Trwa przeważnie od trzech do czterech godzin, wejściówkę na niego można wygenerować bezpłatnie, a z prezentacji dwóch tudzież trzech prelegentów uczestnik uzyska odpowiedzi na wszystkie nurtujące go pytania. Meetup, to format uwielbiany zarówno przez uczestników jak i przez jego organizatorów, którzy stają na rzęsach, aby dostarczyć swoim gościom niezapomniane przeżycia!

Jako hub komunikacyjny oferujemy naszym klientom szeroki wachlarz usług, które mają na celu zwiększenie rozpoznawalności ich marek. Organizacja konferencji, hackathonu, meetup’u tudzież śniadania prasowego to działalność, która skrupulatnie opracowana a także odpowiednio komunikowana, może przynieść wymierne korzyści dla naszego klienta. W jaki sposób podejść do organizacji meetup’u? Czy rozpisanie sobie strategii działania jest kluczowe? Jeżeli tak, to co zrobić, by w natłoku działań nie pominąć żadnego ważnego czynnika? Na te pytania, znajdziecie odpowiedzi w poniższym tekście.

Chaosu unikaj jak ognia

Wielu ludziom wydaje się, że najlepszy dzień w pracy to taki, gdy nie ma nic do roboty. To nieprawda. Warto mieć wiele ciekawych zadań do wykonania i podejmować nowe wyzwania, trzeba jednak pamiętać aby podejść do nich metodycznie. Zbyt wiele zagadnień, niekończące się telefony i pękająca w szwach skrzynka mailowa, to nieodłączne atrybuty Event Managerów. Zazwyczaj na organizację takiego wydarzenia mamy około 2-3 tygodni, a na naszych barkach leżą wszystkie kwestie z nim związane. Jest to szerokie spektrum zadań począwszy od rezerwacji przestrzeni, przez komunikację, kończąc na koordynacji całej imprezy. Co zrobić aby usystematyzować swoją pracę, zminimalizować możliwość popełnienia błędu, a tym samym nie pozwolić na wybuch niekontrolowanego chaosu?

Opracuj strategię i podziel obowiązki

Aby zorganizować udany meetup, ważne jest opracowanie strategii działania. Jak to zrobić? Event to żywy organizm, który wcale nie jest ciężki do rozgryzienia. Warto więc podzielić sobie plan na kilka odrębnych sektorów. Z doświadczenia wiem, że do tego typu działań zawsze z pomocą przychodzi Excel lub nowy dokument na Google Docs. Warto zastanowić się z jakich cząstek składa się nasz wymarzony efekt końcowy i wewnątrz tych kategorii rozpisać sobie poszczególne działania z odniesieniem do deadlinów oraz odpowiedzialnych, za poszczególne zadania, osób. Pozwoli to w znacznym stopniu usprawnić organizację i uniknąć przeoczenia niektórych aspektów.

Jak zorganizować meetup?

Zadanie wykonane!

Należy pamiętać, że meetup to doskonałe narzędzie PR-owe i aby spełnił on swoje zadanie musi być spójny z komunikacją marki i stworzony z pomysłem. To, co może przyczynić się do udanego meetup’u to przede wszystkim wartość merytoryczna, interesujące punkty programu, oryginalność a także (!) darmowy poczęstunek. Natomiast to, co gwarantuje powodzenie eventu, to moim zdaniem ilość merytorycznych pytań, zadanych podczas Q&A, nawiązane nowe relacje biznesowe, uśmiech na twarzy gości i zapytanie „kiedy kolejna edycja?”. Aby uzyskać ten efekt, musimy raz na zawsze pozbyć się chaosu, na jego miejsce niech wkroczy plan – plan działania!

Przeczytaj więcej: Jak zorganizować dobry event w 15 prostych krokach?