Event to nie tylko wyjątkowa szansa dla firmy, aby wykazać się swoją kreatywnością i nietuzinkowym podejściem. Jest to również przedsięwzięcie wymagające umiejętności doskonałego zgrania wielu czynników, takich jak planowanie, realizowanie i koordynowanie wielu różnych działań. Zabierając się za jego organizację, trzeba liczyć się z duża ilością pracy, pewnie sporą ilością nerwów, zwłaszcza przed samym eventem, ale realizując zadania punkt po puncie efekt może okazać się oszałamiający. Od czego zatem zacząć, w tym wpisie przedstawiam jak zorganizować dobry event w 15 prostych krokach.
1. Dobra organizacja
to przede wszystkim umiejętność połączenia wielu elementów w harmonijną całość. To trudna praca zespołowa, która wymaga zarówno twórczej inwencji i wyobraźni, jak również drobiazgowego planowania, zdolności przewidywania pewnych zdarzeń czy sytuacji oraz systematyczności i cierpliwości.
2. Spisz w punktach
co po kolei będzie się działo oraz stwórz scenariusz wydarzenia. Dzięki temu każdy w zespole będzie wiedział za co odpowiada, jak również ułatwi Ci to współpracę z różnymi podwykonawcami. Następnie krok po kroku zabierz się za realizację założeń.
3. Wybierz termin
swojego wydarzenia. Decydując się na konkretną datę i miejsce weź pod uwagę profil i tematykę spotkania. Inne decyzje podejmować będziesz przed organizacją konferencji prasowej, inne natomiast przed organizacją pokazu, warsztatów, czy gali. Termin trzeba dostosować do osób, do których skierowane jest wydarzenie. Przed wyznaczeniem terminu warto również zorientować się, czy w tym samym czasie odbywa się inne, ważne zdarzenie.
4. Wybierz odpowiednie miejsce
swojego eventu. Powinno być ono nie tylko atrakcyjne pod kątem lokalizacji, ale również wyróżniać się wnętrzem, najlepiej dopasowanym i pasującym do tematu naszego wydarzenia. Należy pamiętać o odpowiednim ustawieniu sali, które zależne jest od tematu spotkania, Zupełnie inne będzie na konferencję prasową, inne na warsztaty, jeszcze inne na galę czy ekskluzywne konferencje dla kobiet aktywnych.
5. Poinformuj uczestników
o zbliżającym się wydarzeniu. Przygotowanie każdego eventu wymaga stałego kontaktu z jego uczestnikami i skutecznego kanału przekazywania im aktualnych informacji. Obecnie najszybszą i najtańszą drogą komunikacji jest Internet.
6. Stwórz stronę www
swojego eventu. Zamieść na niej wszystkie aktualności, formularz rejestracyjny, informacje o opłatach, biografie prelegentów, aktualny program itd. Pamiętaj, aby informować o wszelkich zmianach. Strona ma przecież informować uczestników o Twoim wydarzeniu.
7. E-mailem lub pocztą
wyślij zaproszenia na event, ponieważ są osoby, które wolą, o zbliżających się wydarzeniach, być poinformowane w tradycyjny sposób. Każdy ma dostęp do Internetu i korzysta z niego prawie bez przerwy, niestety nie każdy ma czas przeglądać strony w poszukiwaniu naszego wydarzenia. Zwłaszcza kiedy organizowane jest ono po raz pierwszy. Polecamy tworzenie własnej bazy mailingowej. Łatwo możesz ją przygotować poprzez specjalny formularz na stronie www. Nie zapomnij o RODO!
8. Prestiż wydarzenia
Możesz zbudować poprzez jego promocję. Ważne jest, aby nadać jej odpowiedni rozgłos. Wachlarz macie duży. Począwszy od promocji w mediach tradycyjnych – im więcej gazet napisze o Waszym wydarzeniu, im więcej wywiadów udzielą organizatorzy, tym lepiej. Nie zapomnij też o wykorzystaniu w komunikacji Internetu i stronach informujących o różnych eventach. Tutaj znajdziesz case study, jak my organizujemy wydarzenia.
9. Znajdź patronów
w mieście, w którym odbywa się event. Dobrze, jeśli ma ono patronat prezydenta tego miasta. Możesz poprosić władze o możliwość udostępnienia prestiżowych obiektów w celu ich podświetlenia. Skontaktuj się również z mediami prosząc o objęcie patronatu mediowego. Przygotuj materiały informacyjne, rozsyłaj je, zwołaj konferencję prasową, wykorzystaj media społecznościowe, nagrywaj filmiki, zapowiadaj poprzez teasery, organizuj konkursy. Wszystko po to, żeby zadbać o skuteczną promocję imprezy.
10. Zaproś kogoś ciekawego
na swój event, dzięki temu Twoje wydarzenie zostanie wyróżnione. Może to być znana i ceniona osobę, która idealnie wpisuje się w temat przewodni imprezy. Dzięki temu masz szanse przyciągnąć większą liczbę gości.
11. Poinformuj media
Najlepiej zrobić to maksimum dwa razy. Nie ma co bombardować ich większą ilością zaproszeń, gdyż może to przynieść odwrotny efekt od planowanego. Na tydzień przed eventem wyślij zaproszenia.
12. Forma zaproszenia
W zaproszeniu powinny się znaleźć podstawowe informacje, czyli kto, gdzie, kiedy i dlaczego zaprasza na wydarzenie. Zachęć do udziału – zamieść informacje, które mogą być szczególnie interesujące. Zaproszenie nie powinno być długie, wystarczy, że zmieści się na jednej stronie i powinno mieć ciekawą formę graficzną. Pomyśl o nietradycyjnej formie dystrybucji. Taki zabieg na pewno wyróżni Twoje wydarzenie.
13. Przygotuj siebie i innych
Wybierając prelegentów poszukaj takich osób będą dobrze przygotowane merytorycznie. Nikt nie jest dobry we wszystkim, ale idealnie jest kiedy takie osoby są w stanie odpowiedzieć na większość pytań pojawiających się w trakcie konferencji. Pamiętaj, że na konferencji dla mediów nie powinno być zbyt dużo wystąpień, 2-4 osoby wystarczą, a dziennikarze nie będą znudzeni.
14. Materiały dla uczestników
Przed rozpoczęciem eventu każdy uczestnik powinien otrzymać zestaw informacji, o których będziemy mówić. Powinny się tam znaleźć: program wydarzenia, podstawowe informacje z wytłumaczeniem dlaczego zajmujemy się tym tematem, krótka informacja o prelegentach oraz kontakt do osób, które mogą udzielić więcej informacji.
15. Po wydarzeniu
pozbieraj wizytówki/kontakty do osób, które były na Twoim evencie, a potem wyślij im podziękowania (wystarczy e-mail). Można także przy okazji dosłać dodatkowe materiały.
Komunikat prasowy wysyłamy do redakcji, dziennikarzy i innych instytucji, które mogą być zainteresowane tematem, ale nie przybyły na naszą konferencję – to bardzo ważne!
Pamiętaj, że może wydarzyć się coś czego nie przewidzisz. Twoim celem jest wykonanie zadania. Ewentualne niedociągnięcia będą doświadczeniem, z którego wyciągniesz wnioski i na pewno czegoś się nauczysz. Mamy nadzieję, że przygotowany przez nas materiał jak zorganizować dobry event w 15 prostych krokach był pomocny. Życzymy sukcesów!